Managementul asociațiilor de proprietari este semnificativ pentru gestionarea și administrarea clădirilor, și a producerii unui loc sigur și confortabil pentru locatari. Modernizarea a reușit să apară prin inovațiile tehnologice de ultimă oră care ne ușurează munca.
Integrarea unui soft care se ocupă cu managementul asociațiilor de proprietari aduce o multitudine de beneficii. Un exemplu de soft specializat este Homefile, care ajută la automatizarea tuturor proceselor și la gestionarea documentelor.
Timpul este economisit cu folosirea Homefile, aceasta fiind o aplicație benefică și care te ajută să-ți verifici documentele în orice moment sau să comunici cu membrii asociației dacă ai nevoie de ajutor sau îndrumări suplimentare.
Ghidul acesta îți va transmite sfaturi și informații care să te ajute în implementarea inovațiilor tehnologice, care sunt eficiente în procesele pe care le poți rezolva prin folosirea acestor aplicații.
Evaluarea nevoilor specifice și alegerea software-ului potrivit
Pentru a alege software-ul optim pentru organizația ta, trebuie să analizezi nevoile asociației și după să cauți un soft potrivit pe care să-l implementezi în managementul organizație. Iar, etapele pe care trebuie să le urmezi sunt următoarele:
- Examinarea cerințelor și proceselor organizației – pentru a putea alege soft-ul potrivit trebuie să examinezi aceste aspecte ale asociației pentru a vedea ce lipsește sau ce trebuie îmbunătățit.
Astfel, vei găsi probleme sau provocări pe care asociația le întâmpină și care trebuie rezolvate pentru ca procesul de comunicare cu rezidenții și de gestionare a administrației să funcționeze eficient.
- Lista cu facilitățile soft-ului dorit – poți să întocmești o listă cu facilitățile pe care le vrei de la software-ul respectiv pentru organizație și cerințele acesteia. Software-ul poate să includă subiecte variate pe care le poate aborda, ca de exemplu: comunicarea între membrii asociației, evidența plății sau multe alte opțiuni.
- Procesul de căutare al software-ului – pentru căutarea software-ului potrivit poți întreba alte asociații similare în legătură cu soft-ul pe care îl au, să cauți pe internet sau chiar să întrebi experții în domeniu, în legătură cu acest aspect.
- Comparațiile între soft-uri – software-ul potrivit pentru asociația ta trebuie să îndeplinească lista pe care ai făcut-o în legătură cu facilitățile pe care le vrei. Astfel, că acesta trebuie să fie comparat cu alte tipuri de software și să iei în considerare soft-urile care au aspecte, precum: flexibilitate, securitatea datelor, utilizarea simplă a acestuia etc.
- Analizează feedback-ul – prin acest aspect observi dacă software-ul este optim pentru asociația ta. Recenziile primite de la clienți pot să-ți influențeze părerea.
Etapele de implementare pentru utilizarea eficientă a soluției tehnologice
Există o serie de etape care trebuie să fie respectate pentru succesul pe care o soluție tehnologică o aduce pentru managementul asociației, iar acestea sunt:
- Stabilește un plan – planul trebuie să fie bine gândit și să includă termene limită și etape care trebuie să le îndeplinești.
- Colectarea datelor – pentru ca datele să fie în sistemul software, acestea trebuie încărcate. Datele includ contracte, informații despre clădiri sau locatari și multe alte detalii.
- Structurarea software-ului – în funcție de cerințele și necesităților asociației poți să structurezi soft-ul, care conține alegerea opțiunilor dorite, accesul limitat al persoanelor și tu alegi persoanele care au acces la software, etc.
- Importul documentelor și al datelor – după ce datele au fost încărcate în software, asigură-te că datele sunt organizate uniform și urmărește dacă există erori în timpul importului.
- Testează sistemul – pentru a te asigura că funcționarea software-ului este corespunzătoare, testează-l în funcție de interacțiunile cu utilizatorii și de alte funcții. Dacă acesta întâmpină probleme sau erori, rezolvă problema.
- Supravegherea sistemului software – supraveghează performanța, funcționalitatea și recenziile pe care acesta le primește, iar dacă există probleme trebuie ajustate.
Prin implementarea unui software special pot apărea beneficii semnificative pentru managementul asociației de proprietari.
Află mai multe detalii despre aplicație de la un consultant Homefile la numărul 0770160206 sau completând formularul de contact pe homefile.ro
