Chiar dacă digitalizarea documentelor asigură creșterea productivității și a afacerii, există încă multe companii care continuă să utilizeze exclusiv documente imprimate, care sunt mari consumatoare de resurse.
De altfel, legislația actuală nu încurajează companiile să folosească astfel de soluții, solicitând păstrarea arhivată în format fizic a documentelor importante.
Digitalizare înseamnă transformarea documentelor fizice în unele electronice prin scanare și extragere de date relevante. Astfel, se realizează îmbunătățirea operațiunilor și proceselor de lucru prin utilizarea tehnologiilor digitale și procesarea datelor în scopul obținerii unei afaceri cât mai profitabile.
Printre cele mai importante beneficii ale implementării unui sistem de management al documentelor pot fi enumerate: spațiu de depozitare redus; costuri mai mici; acces instantaneu la documente; avantaj în fața competiției; indexarea corectă a documentelor; îmbunătățirea serviciului Clienți și creșterea productivității angajaților; securitate ridicată.
Dacă activitatea companiei este de natură să genereze un volum mare de documente, majoritatea în format fizic, este necesară apelarea la servicii de arhivare electronică, menite să transforme munții de hârtie în documente electronice.
„Digitalizarea și managementul documentelor permit centralizarea acestora de pe smartphone-uri, laptop-uri sau scanere, creșterea vitezei de cautare și regăsire a informației prin structurarea acesteia”, a afirmat dl. Anton Voicu, Communication & Lead Performance Manager al Zipper România. „De asemenea, prin conectarea la un router a dispozitivelor se poate realiza procesarea instantanee a datelor, ceea ce determină creșterea productivității și scăderea costurilor”, a mai precizat acesta.
Pentru a ajuta companiile să implementeze digitalizarea și managementul documentelor, Zipper România pune la dispoziția acestora un e-book care poate fi descărcat gratuit.
Despre Zipper România
Parte dintr-un grup de firme cu prezenţă în 5 ţări din Sud-Estul Europei, cu două centre de procesare în România şi Moldova, Zipper acoperă nevoile companiilor de a-şi optimiza fluxurile interne.
Soluţiile şi serviciile de prelucrare a datelor şi a documentelor recepționate, vehiculate sau expediate dintr-o companie, asigură un suport solid pentru reducerea costurilor și a timpului de procesare.
