Schimbarea de sediu este una dintre cele mai des întâlnite proceduri la Registrul Comerțului.
Este o procedură care se parcurge în câțiva pași simpli, presupune completarea unor acte, diferite în funcție de tipul firmei, dar care pot fi descărcate de pe site-ul instituției.
Ca regulă generală, în cazul SRL, va fi nevoie de acordul tuturor asociaților pentru a schimba sediul firmei, dacă prin actul constitutiv asociații nu au derogat de la această regulă. Întrucât sediul firmei este menționat în actul constitutiv, acesta trebuie actualizat cu noua adresă, pentru care va fi necesară și o nouă declarație pentru activități.
În cazul unei PFA, schimbare sediului se realizează mai simplu, fiind mai puține acte de redactat.
Schimbarea de sediu se produce prin semnarea unui contract de comodat sau de închiriere. Mai pot exista și alte acte prin care se mută sediul, însă aceste sunt cele mai des întâlnite. Contractul de comodat se semnează atunci când îți stabilești sediul firmei acasă, unde nu vei plăti chirie, iar contractul de închiriere atunci când închiriezi o locație pentru care vei achita chirie.
Este importat de menționat că în contract se va menționa obligatoriu faptul că la respectiva adresă se va stabili și sediul firmei. În acest mod proprietarul imobilului își exprimă acordul cu privire la stabilirea sediului la adresa respectivă.
În practică, există o oarecare reticență a proprietarilor imobilelor în a permite firmelor să își stabilească sediul firmei pe proprietatea lor. Există riscul abandonării firmei de către reprezentanții legali, situație în care toată corespondența va ajunge la sediu, iar proprietarul trebuie să o gestioneze.
Este nevoie de acordul vecinilor pentru stabilirea sediului la bloc? Da, dacă în apartamentul respectiv se va desfășura activitatea economică, cum este un salon de coafură sau un magazin mixt. Nu, în cazul în care nu se desfășoară o activitate economică acolo. Se poate stabili sediul firmei la bloc în cazul activităților care nu se desfășoară la sediu, cum se întâmplă în cazul construcțiilor, activităților de transport etc.
Sediul trebuie să fie valabil până la închiderea firmei. Dacă actul prin care se stabilește sediul este încheiat pe o perioada determinată, atenție la momentul expirării contractului, întrucât lipsa valabilității sediului poate atrage dizolvarea societății.
Există o practică abundentă din care rezultă faptul că Registrul Comerțului solicită instanței de judecată dizolvarea firmelor cu sediul expirat.
Dacă a expirat durata de valabilitatea a contractului, atunci fie se semnează un act adițional prin care ea este prelungită, fie se semnează un alt contract pentru o altă locație.
Indiferent de modul în care se va proceda trebuie parcursă și o procedură la Registrul Comerțului prin care actualizează durata sediului.
